нират / Getty Images
Куча бумаги - это боль, и управление домашней системой подачи документов может быть затруднительным. Тем не менее, вам нужно повесить на некоторые документы, потому что вы никогда не знаете, когда они понадобятся.
Как долго вы должны хранить свои налоги, квитанции, выписки по счету и другие важные документы? Каждый тип документа отличается, поэтому вы должны быть уверены, что храните все свои документы достаточно долго, прежде чем запускать измельчитель, даже если вы думаете, что с ними покончено.
Поддержание работоспособной системы подачи документов на дом
Один из ключей к созданию работоспособной домашней системы подачи документов - начать сокращать количество получаемой бумаги. Это действительно может уменьшить количество бумаги, которую вам придется измельчить или подать. Это означает, что нужно избавиться от нежелательной почты, подписаться на электронные счета, а также не принимать листовки, купоны, которые вы никогда не будете использовать, каталоги, которые вы никогда не прочитаете, или другие эфемеры, за которые вы чувствуете, что вам нужно держаться, когда вы знаете себя действительно нет.
Второй шаг - убедиться, что у вас есть хорошая система управления почтой. Чем эффективнее вы обрабатываете почту, когда она приходит, тем реже вам приходится выполнять большой сеанс хранения, измельчения и переработки.
Настройте электронную систему
Избавившись от подачи документов, настроив электронную систему подачи документов, вы сэкономите место и избавите себя от бумажных помех. В настоящее время электронная система регистрации имеет большой смысл, потому что это проще, чем когда-либо.
Для начала вам понадобится сканер и место для хранения ваших файлов: система папок на компьютере и резервная копия в облаке, а также внешний жесткий диск. Чем больше у вас резервных копий - дома и за пределами площадки - тем лучше вы подготовитесь к тому, чтобы выбросить кучу бумажных документов, не беспокоясь о потере чего-то важного.
Создавайте общие папки для различных типов документов (например, домашнее хозяйство, налоги, авто, свидетельства о рождении и т. Д.). Вам не нужно быть слишком точным при хранении документов, так как системы электронной регистрации доступны для поиска.
Затем отсканируйте каждый документ и сохраните его в папке в соответствии с содержимым. Обязательно дайте каждому уникальное имя файла для его описания, чтобы его можно было быстро найти с помощью функции поиска на вашем компьютере. Кроме того, добавление даты в конце имени файла может помочь вам отличить один и тот же тип документа от разных периодов времени. Например, вместо того, чтобы называть свой счет за коммунальные услуги utilitystatement.pdf, назовите его utilitystatement-Feb2019.pdf.
Существует также ряд приложений, которые могут помочь вам быстро записывать и хранить различные документы. Многим из них можно управлять с помощью смартфона или планшета, поэтому вы можете избавиться от бумажных документов (особенно чеков), находясь совсем рядом с домашним компьютером.
Хранение Копий
Для ваших самых важных документов эксперты советуют хранить несколько копий. Это может означать хранение одной копии в облачном хранилище, а другой - на жестком диске. Это также может означать хранение одной копии в вашей электронной регистрации и одной бумажной копии в несгораемом сейфе.
Документы для хранения навсегда
Ряд документов должен храниться вечно. Это наиболее важные, которые могут вам понадобиться в любое время в будущем по ряду причин. Гарантируя, что они хранятся в безопасном месте и что копия является безопасной, вы сэкономите много времени, когда они понадобятся.
- Академические записи: дипломы, стенограммы и любые работы портфолио, которые могут быть использованы в будущем при подаче заявления на работу. Документы о приеме на работу Свидетельства о рожденииСертификаты рожденияСертификаты смерти: могут потребоваться для целей налогообложения. Обзоры результативности. Медицинские записиВоенные записиПаспортаУслуги пенсионного и пенсионного обеспеченияСоциальные карты безопасностиВиллс
Документы для хранения в течение определенного периода времени
Представьте себе, что на вашем столе накопились пожизненные банковские выписки и счета. Даже спустя всего десять лет этот стек, вероятно, будет невероятно большим. Существует много типов документов, в основном финансовых, которые вы должны хранить в течение определенного периода времени, но не должны хранить их вечно. Возможно, вам понадобится ссылаться на них ежемесячно или еженедельно, а затем они просто станут еще одним листком бумаги, лежащим вокруг, создавая беспорядок.
Самое сложное - знать, когда можно избавиться от этих типов записей. Там нет хорошего ответа на все, но рекомендуемые рекомендации, основанные на том, что это:
- Банковские выписки: один месяц Счета: один год за любые налоги или гарантии; все остальные счета должны быть уничтожены, как только они будут оплачены. Счета кредитной карты: уничтожайте сразу после оплаты. Квитанции об улучшении дома: сохраняйте до тех пор, пока дом не будет продан. Записи об инвестициях: через семь лет после закрытия счета или продажи ценной бумаги.Лизы: сохраняйте до тех пор, пока вы не переедете и не получите свой депозит обратно от арендодателя. Платежи и квитанции об оплате: один год или до тех пор, пока вы не получите выписку W-2 за этот налоговый год. срок гарантии на крупные покупки, такие как техника и электроника. Для таких вещей, как продукты питания и одежда, сохраняйте квитанцию только до тех пор, пока не узнаете, что возвращать товары не нужно. Такса документов: семь лет, включая ваши документы и все сопроводительные документы, такие как W-2 и квитанции. Записи транспортных средств: Храните, пока лодка, автомобиль или мотоцикл не будут проданы.
Как избавиться от документов
Измельчение документов - это основной способ защитить себя от кражи личных данных. Как правило, существуют определенные документы, которые обязательно должны быть уничтожены. Это включает в себя все, что имеет номера счетов, даты рождения, девичьи имена, пароли и PIN-коды, подписи и номера социального страхования.
Если документы по-прежнему «активны» - их нужно держать для справки - поместите их в свою домашнюю систему регистрации по темам. Измельчайте их только тогда, когда они больше не используются.
Какие документы уничтожить
Когда вы закончите с этими документами и больше не будете нуждаться в них, не стесняйтесь их уничтожать:
- Банковские чеки Банковские выписки Копии свидетельств о рожденииОтмененные и аннулированные чекиКредиты на кредитные картыОтчетные отчетыСредства на получение лицензии водителя (просроченные) Трудовые документы, имеющие любую идентифицирующую информацию Истекшие паспорта и визыИнвестиции на счетах для инвестицийПравовые документыИнвестиции, акции и операции с недвижимостьюПредложения с подписью (аренда, контракты, письма и т. Д.) Багажные биркиМедицинские и Стоматологические записи. Бумаги с номером социального страхования. Пароли или номера ПИН. Оплата квитанций. Предварительно одобренные заявления на получение кредитных карт. Квитанции с проверочными номерами счетов, номерами кредитных карт или любой другой идентифицирующей информацией. Налоговые формы. Записи с идентификационной информацией. Маршруты путешествий. интернет и т. д.)
Все остальное - например, документы - вы можете просто переработать. Убедитесь, что настроена гибкая система регистрации, чтобы вы могли контролировать эти документы. Также полезно иметь привычку регулярно просматривать сохраненные документы. Попробуйте сделать это, оплачивая счета, регистрируя налоги или заботясь о подобных повторяющихся задачах, чтобы вы не забыли и ваши документы вышли из-под контроля.
