Как управлять почтой за 5 шагов

Epoxydude / Getty Images

Научиться управлять своей почтой - удивительно сложная организационная задача, потому что вы не можете просто визуально организовать почту; Вы должны прочитать и прикоснуться к каждому документу, чтобы сохранить или отменить. Тем не менее, лучший способ начать это прыгнуть и сделать это сейчас.

• Дамп мусора

  

  TEK IMAGE / Getty Images

  Сократите объем получаемой почты, остановив приток нежелательной почты.

  Отписаться от всех каталогов - да, все. Вы можете найти их содержание онлайн уже. У большинства есть мелкий шрифт с инструкциями по отписке, или вы можете сделать это онлайн. Сокращение количества нежелательной почты, которую вы получаете, сократит количество времени, которое вы тратите на управление почтой. Это также хорошо для окружающей среды.

  После отписки от всего, ваш почтовый ящик некоторое время будет блаженно свободен от нежелательной почты, но постепенно начнет накапливаться. Продолжайте удалять себя из списков рассылки на постоянной основе или выделять какое-то время каждые шесть месяцев или около того, чтобы удалить свое имя из любых списков, в которые вы были добавлены.

• Запланируйте это

  

  Fancy / Veer / Corbis / Getty Images

  Большинство людей перебирают почту, идя в дверь после работы, и часто останавливаются в середине, чтобы убрать свое пальто или обратить свое внимание на то, что на ужин. Не поддавайтесь желанию управлять почтой, пока у вас не будет времени и внимания уделить этой задаче. Вот почему:

  • Если вы пробираетесь в дверь, скорее всего, вы не готовы управлять своей почтой в это время. Вам нужны правильные инструменты и внимание, чтобы решить, как использовать или отказаться от каждого куска. Никогда не прикасайтесь к листу бумаги более одного раза, если это не нужно. Вот что делает управление бумагой таким утомительным: вы должны читать это каждый раз! Подождите, пока вы не будете готовы управлять и отказаться.

• Используйте правильные инструменты

  

  Фото / Fellowes

  Приготовьте нужные инструменты, чтобы выбросить, переработать или ответить на вашу почту. Это включает:

  • ШредерУтилизация мусора binFiling система и календарь

  Не располагайте свой измельчитель и мусорную корзину в отдельных комнатах. Они должны быть рядом с вами, когда вы работаете, чтобы вы могли действовать немедленно. Таким образом, у вас не будет стопок бумаги, ожидающих переработки и измельчения по всему дому.

• Создать систему

  

  IPGGutenbergUKLtd / Getty Images

  Есть три конечных игры для каждого письма:

  1. Действуйте с почтой, которая требует внимания сейчас или в конце концов. Разложите его по следующим категориям, таким как архив, ответы, немедленные действия и т. Д. Перерабатывайте нежелательную почту, которая не имеет для вас никакой ценности и не содержит никакой идентифицирующей информации, кроме вашего имени. и адрес. Это будет включать номера социального страхования, даты рождения, предложения кредитных карт и многое другое.

• Держись! Не сдавайся

  

  Контейнерный магазин

  Теперь, когда у вас отключена система, вы должны поддерживать ее. Если у вас нет времени каждый день посвящать сортировке своей почты, поместите ее во входной почтовый ящик на вашем столе, рядом с вашим входом или в углу на кухонной столешнице. Планируйте тратить время один или два раза в неделю на сортировку каждого письма, чтобы не пропустить ничего важного.