Getty Images
Итак, у вас есть все, что нужно делать каждый день, и ваш список дел полон - как вы знаете, что делать первым, вторым и третьим?
Практически все чувствуют, что у них слишком много дел и слишком мало времени для этого. Часто это подавленное чувство возникает из-за неспособности расставить приоритеты во всех этих, казалось бы, насущных задачах. Если вы чувствуете, что ваш список дел увеличивается с каждой минутой, и вы даже не знаете, с чего начать, вот как определить, оценить и расставить приоритеты для ваших задач.
1. Составьте список
Прежде чем пытаться отсортировать свои обязательства в порядке важности, найдите время, чтобы составить исчерпывающий список всего, что вам нужно или вы хотите выполнить. Разделите свой список на разделы для различных типов задач. Эти категории могут включать в себя:
Ежедневные или Еженедельные Задачи
Это обычные «дела», которые могут быть личными (планирование еды и покупки продуктов) или связанными с работой (еженедельное собрание команды). Если вы уже выполняете распорядок дня, вы будете знакомы с этими задачами; если вы этого не сделаете, это хорошее время для его создания. То, что вы включаете, может варьироваться - некоторые люди не увидят необходимости напоминать себе о проверке электронной почты или покупке продуктов, но другие оценят структурированные напоминания для выполнения определенных действий в определенное время или в определенные дни.
Задачи со сроками
Это, очевидно, должно быть сделано к определенной дате и требует предварительной подготовки. Примерами могут служить школьная газета, которая должна быть через три недели, или вечеринка, которую вы планируете через шесть месяцев. Такого рода задачи - часто называемые проектами - впоследствии можно разбить на более мелкие компоненты - например, «бумага для записи» может быть разбита на чтение соответствующих книг, организацию заметок, написание набросков, написание первого черновика и т. Д. на.
Повторяющиеся задачи
Они не происходят на ежедневной или еженедельной частоте, но это не разовые проекты. Повторяющиеся задачи могут включать посещение стоматолога или выполнение квартальных налогов.
Мотивированные, необходимые задачи
Это задачи или проекты, которые вы знаете, что должны делать, но никто не собирается делать вас. Они редко, если вообще когда-либо, имеют встроенный лимит времени. Подумайте о том, как улучшить свой сайт для малого бизнеса или найти нового поставщика первичной медицинской помощи.
Мотивированные, не нужные задачи
Это более приятные занятия, которые, тем не менее, имеют тенденцию откладываться на второй план, поскольку другие, более очевидно необходимые задачи вытесняют их. Думайте, читая для удовольствия или работая над хобби
Someday Tasks
Эти задачи находятся в нижней части вашего списка дел или в глубине души, но обычно их не нужно делать скоро или вообще. Пример: покрасьте свои радиаторы.
2. Организуйте свой список
После того, как вы все перечислили, вы можете выяснить, что делать в первую очередь, и организовать свое расписание. (То, как вы это делаете физически - на листе бумаги, в планировщике, приложении, онлайн-календаре или иным образом - имеет меньшее значение, чем выбор метода, который вам подходит и который вы будете использовать.) Вот некоторые критерии думать о:
Срочно или важно
Все задачи можно отсортировать по одной из четырех категорий. Срочные и важные задачи должны быть выполнены в первую очередь, как можно скорее; срочные, но не важные задачи могут быть делегированы, если это возможно, но если нет, ваш график должен включать в себя достаточную гибкость и дополнительное время для их размещения, когда они всплывают; важные, но не срочные задачи должны планироваться заранее, чтобы они не стали срочными; задачи, которые не являются ни важными, ни срочными, потенциально могут быть устранены, хотя, если они вам нравятся, они должны быть включены в ваш график, чтобы они не были вытеснены более сложными обязательствами.
Оценить стоимость
Вы можете оценить ценность задачи несколькими способами. Один из них может заключаться в том, влияют ли на это другие люди и насколько важны для вас эти люди (одобрение вашего начальника и благополучие детей, которые зависят от того, что вы важнее, чем, скажем, мнение группы незнакомцев, с которыми вы согласились присоединиться к встрече.) Вы также можете придать большое значение задачам, которые, по вашему мнению, окупаются в долгосрочной перспективе или которые вы просто находите полезными.
Одна из ссылок, с которой вы, вероятно, столкнетесь, читая о приоритизации задач, - это правило 80-20 или принцип Парето, который гласит, что 80% эффектов происходят из 20% причин. Это может или не может оказаться правдой для вас, но это хорошее напоминание, чтобы определить, на что вы действительно тратите время и какие ваши усилия окупаются.
Время и гибкость
График работы учитывает изменения и учитывает временные ограничения. Будьте реалистичны при расстановке приоритетов и планировании своих дней. Если вы сомневаетесь, переоцените время, которое займет задание.
Если две задачи должны быть выполнены одновременно, выбор того, с чего начать, зависит от того, как вы работаете лучше всего. Некоторые люди предпочитают избавиться от более простой задачи, чтобы сосредоточиться на более сложной; другие будут чувствовать себя успокоенными, если они сначала начнут выполнять более сложное задание и выполнят часть или все, прежде чем двигаться дальше. Помните, что вам не нужно брать на себя одну задачу или проект от начала до конца, прежде чем переходить к следующей - если, конечно, вы не обнаружите, что работа таким образом повышает вашу производительность.
Ограничьте свои ежедневные обязательные задачи максимум тремя. День также может включать в себя небольшие задачи, которые являются более рутинными или менее важными или срочными, но загрузка основных задач, вероятно, приведет к стрессу и разочарованию.
Помните, что приоритеты могут измениться - если ваш начальник хочет, чтобы вы что-то сделали сейчас, ваш предыдущий первый приоритет, вероятно, будет понижен до второго. Это еще одна причина, чтобы тратить больше времени на график, чтобы обеспечить гибкость.
3. Пакетные задачи
Пакетные задачи - это один из наиболее эффективных и действенных способов выполнения этих мучительных задач, выполняемых постоянно. Пакетирование означает, что вы снова и снова работаете над одним и тем же типом задачи, прежде чем переключиться на что-то другое. Первым шагом является определение задач, которые вы выполняете снова и снова, а затем настройка простого рабочего процесса, которым они должны следовать. Затем вы решаете эти задачи одновременно, используя этот рабочий процесс.
Пакетирование требует выполнения аналогичных задач, которые требуют одинаковых ресурсов в «пакетах» для повышения эффективности и производительности. Вот несколько примеров:
- Оплачивайте все свои счета одновременно. Открывайте всю свою почту один раз в неделю и действуйте так, а не позволяйте ее складывать каждый день и никогда не получать к ней
Пакетирование позволяет вам входить в паз, выполняя одно и то же задание снова и снова, поэтому вам не нужно тратить время на изучение инструкций или того, что вы должны делать дальше.
4. Устранить задачи
Как только вы перечислили все свои задачи и отсортировали их от наиболее важных к наименьшим, станет ясно, какие задачи находятся внизу списка. Иногда их можно делегировать кому-то другому, но если это невозможно, вам нужно решить, планировать ли для них время или исключить их.
В вашем списке могут быть задачи, которые вам не нужно или даже не нужно выполнять, но в какой-то момент вы чувствовали необходимость добавить их (пойти в спортзал, посетить книжный клуб). Их можно полностью устранить.
Наконец, можно просто сделать слишком много - если вы не можете сделать все, оцените свою рабочую нагрузку, чтобы определить, нужно ли вам просто больше практиковаться в расстановке приоритетов или вам нужно сказать кому-то, что вы больше не можете продолжать делать определенная задача.
